Hilfe, ich bin überfordert! Gehirnleistung aktivieren!

Software hilft uns Probleme zu lösen, die wir ohne sie nicht hätten!

Die Wäsche aufhängen, die Unterrichtsstunde planen, den Kaffeefilter reinigen, die Kinder heute vom Sport holen, den IPod zur Reparatur bringen, die Miete überweisen, die Versicherung kündigen – soll ich fortfahren? Über Getting Things Done habe ich bereits geschrieben – über das iPad auch. Heute widmen wir uns einem Must Have meiner Apps. Software hilft uns Probleme zu lösen, die wir ohne sie nicht hätten! Stimmt. Stimmt aber nicht immer. Stimmt zumindest nicht bei Omnifocus.

Die OMNI-Präsenz Omnifocus setzt GTD auf iPhone/iPod, iPad und Mac um. Und das ausgesprochen gut. Beim übertragen der Allen’schen Philosophie hat sich die Omnigroup wirklich Mühe gegeben. Neben Inbox, Projekten, Kontexten finden wir auch die Möglichkeit uns Aufgaben nach Orten anzeigen zu lassen. OF kann sogar selbstständig herausfinden, ob eine Einrichtung in der Nähe ist, so dass wir Aufgaben erledigen können (z.B. Eine Bibliothek, Mediamarkt, Drogerie …). Auf dem iPad gibt es zusätzlich die Möglichkeit einer Wochenprüfung. Dabei werden alle Projekte nacheinander angezeigt, durchgesehen und als geprüft gestempelt. Dank dem iPhone sind alle Aufgaben schnell eingetragen und mittels iPad oder Mac exakt bearbeitet.Mein GedächtnisHast du dir die Aufgabe aufgeschrieben? Das ist mittlerweile der erste Satz meiner Frau oder meiner Chefin, wenn etwas an mich delegiert wird. Und tatsächlich, es hilft. Steht es in der Inbox, wird es bearbeitet. Hängt es in meinem Kopf fest – nur eventuell … Oder auch gar nicht. Von meiner Inbox aus wandert es in die vorgesehenen Bereiche: Single Actions, Projekt, Information, Delegieren, Irgendwann/Vielleicht. In den Notizen oder der Audiofunktion speichere ich Gedanken, Abläufe, Ideen oder Anderes zu einzelnen Aufgaben. Ich fotografiere wichtige Dokumente und hänge sie an Aufgaben an.

Der Ort des Geschehens

Die Kontexte sind neben den Projekten das Herzstück meiner OF Anwendung. Es gibt Kontexte, wie: Klasse 7, Freistunde, Mac, Internet, Email, Uni, Elbepark … aber auch: Christian, Michaela, Teambesprechung, Seminar xy, Konferenz xy. Befinde ich mich an einem Ort oder treffe mit einer Person/Personengruppe zusammen, geht mein erster Griff an das iPhone und in den entsprechenden Kontext – mit dem Nebeneffekt als technikverrückt abgestempelt zu werden (Opfer sind zu bringen).

Ordnung muss sein

Meine Datenbank weist momentan 567 Aufgaben in 48 Projekten auf. Jedes Projekt ist einer meiner Lebensrollen zugewiesen (Bsp.: Fachlehrer, Klassenlehrer, Coach, Ehemann, Vater, Teamleiter …). Dadurch behalte ich den Überblick und weiß auch, welche Ziele ich in den bestimmten Rollen verwirklichen will. Der jeweils nächste Schritt ist genau definiert und taucht in meinen Kontexten auf. So kann zu allen Zeiten etwas getan werden. Wie jetzt. Aufgabe: Blog schreiben! Erledigt.

Mehr zur Aufgabenorganisation und Strukturierung gern im Rahmen eines Seminars/Workshops oder eines Einzeltrainings.

Ich bin gespannt auf Kommentare und Anregungen. Heiko Andreas